+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Как вести журнал входящей и исходящей документации

Как вести журнал входящей и исходящей документации

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как вести журнал входящей корреспонденции

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.

Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации , которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно , поэтому необходимо вести два отдельных журнала.

Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:. Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу формат А4 со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый.

Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.

Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.

К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц. Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК , но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.

Как компромисс можно вести два журнала одновременно , используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию. Инновационный метод регистрации корреспонденции — система электронного документооборота СЭД используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.

Существует большой ассортимент демо-версий , которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей до человек, например, Fossdoc.

Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота. Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации.

Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама периодика, рекламные проспекты и тому подобное.

Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел , то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника , назначенного руководителем. Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя.

Эту функцию может исполнять референт или офис-менеджер. Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы.

Прошивать журнал не нужно так, как это не документ строгой отчетности. На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию ФИО , занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись.

С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию. Образец заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.

Образец заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции. Согласно общепринятым стандартам делопроизводства журнал регистрации в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.

При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры.

Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче. Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета.

Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов , кроме писем. Эта информация позволяет определить его содержание и назначение. Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх.

Отсутствие общеобязательных норм относительно вида, содержания журнала регистрации и т. Очень важно, чтобы инструкция по делопроизводству, регламентирующая процесс регистрации, учитывала особенности , продиктованные видом деятельности, объемом документооборота, а не была аналогичной копией типичного образца.

Учет корреспонденции это не обременяющая обязанность, а производственная необходимость, позволяющая избежать различных неприятностей, а также увеличить скорость и качество работы. Получать новые комментарии по электронной почте.

Вы можете подписаться без комментирования. Получите бесплатную консультацию прямо сейчас: Главная Журналы Как заполнить журнал регистрации служебных записок по образцу? Пошаговая инструкция и сроки хранения документа Какой перечень журналов должны быть на предприятии по инструктажу по охране труда: Скачать бесплатно образец обработки оборудования пищеблока Журнал учета выдачи трудовых книжек: Журнал регистрации исходящих документов: Журнал регистрации вводного инструктажа: Журнал учета трудовых книжек — правила хранения и заполнения Журнал учета огнетушителей: Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации.

Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ: Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения.

Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа. Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности , а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции утверждается как приложение к инструкции регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным приказом определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации , а какие нет.

В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства. В журнал исходящей корреспонденции фиксирует данные о документах, которые отправляются предприятием. Перед регистрацией документа необходимо проверить правильность его оформления , соответствие данных на бланке данным закрепленным в учредительных документах.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас: Материалы из раздела Журналы. Как заполнить журнал регистрации служебных записок по образцу?

Пошаговая инструкция и сроки хранения документа. Какой перечень журналов должны быть на предприятии по инструктажу по охране труда: Скачать бесплатно образец обработки оборудования пищеблока.

Журнал учета выдачи трудовых книжек: Журнал проверок воинского учета на предприятии: Ваш комментарий появится после проверки.

Работа с Входящей и Исходящей корреспонденцией (Урок 7)

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

Для сотрудника "Деловод" доступны две папки: В папке "Исходящие" наоборот, следует регистрировать все официальные письма, которые ваша организация отправляет кому-либо.

Беседу вела Галина Павловна Краснокуцкая — преподаватель Республиканского института профессионального образования, участник рабочей группы по разработке СТБ 6. Директор нашей организации требует регистрировать гарантийные письма отдельно и вести отдельный журнал их регистрации. Гарантийные письма не следует выделять в отдельный регистрационный поток, их нужно регистрировать в общем потоке исходящих документов или в потоке входящей корреспонденции и регистрировать в соответствующих журналах входящей и исходящей корреспонденции. Это зависит от содержания письма. Назовите основные виды журналов регистрации документов, которые нужно вести обязательно.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства. Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации , которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно , поэтому необходимо вести два отдельных журнала. Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:. Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу формат А4 со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы. Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу.

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации.

В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции. Для этих целей на предприятиях заводят специальный журнал, в который заносят сведения обо всех поступающих письмах и других документах. Как правильно вести такой журнал, рассказывается в данной статье. Прием поступающих документов осуществляет секретарь или делопроизводитель.

Журнал регистрации входящих документов

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Виды и журналы. Корреспонденция и внутренние документы (десктоп-клиент)

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации. Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов.

Журнал регистрации исходящих документов

.

Прием, обработка и прохождение поступающих (входящих) документов Вся корреспонденция: поступающая (входящая), отправляемая (исходящая) или Можно создать журнал регистрации документов в электронном виде ( в.

.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

.

.

.

.

.

.

Комментарии 13
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Софья

    Люди,діло йде до виборів. Зараз багато чого буде в інтернеті. Фільтруйте інформацію.

  2. neytide

    Цікава тема, знімайте ще відео на тему авто.

  3. Клара

    Друг у меня есть , полицейский , такое иногда рассказывает волосы дыбом а он посмеивается ска это пиздец

  4. Ипполит

    Хорошее чувство юмора. Лайк.

  5. Аполлинария

    Тарас держи в курсе этой истории. По моему она закончится стрельбой.

  6. Дарья

    Для начала нужно запретить прокурорским и прочим быть адвокатами. Без обид. Но это факт. С судьями такая же история. Все же «школа имеет очень большое значение. Когда человек никогда не был в бизнесе или просто на стороне защиты, он вообще не способен объективно мыслить. Я уже не говорю о том, что государевы люди априори очень слабы в праве. Что, впрочем, в России компенсируется властными полномочиями

  7. boymaphewea

    Хуйня, а не совет! Не сопротивляйся. Скорее всего полицейские. А потом с опущенными почками доказывай, что ты не верблюд! А как же протокол задержания. Просто проехаться с ними в отделение.

  8. Леон

    Хорошая работа, но персонаж не ценит время просматривающего. пришлось искать настройку скорости воспроизведения ну так вот

  9. Евдоким

    Музыка заглушает речь. Половину не расслышал.

  10. Дорофей

    Расскажите об организации ТСЖ в многоквартирном доме

  11. Фаина

    Если уверены в себе, то езжайте в стационар. По поводу договорится то это надо делать ДО стационара. После того как вас доставили, заполняется такая куча бумаг, что вымарать из них ваше посещение становится крайне проблематично.

  12. Анфиса

    По поводу сюрпризов правильно сказал у моего друга в Новороссийске после обыска он нашел левый ствол ТТ после того как ушли оборотни в погонах . Что делает мой друг правильно идет в магазин игрушек и покупает полную пластиковую копию пистолета и кладет на его место . Левый ствол с патронами прячет около мусорки мусора забыли и ждет прихода еще раз. На второй заход следователь уверенно идет к шкафу достает пластиковый ствол детскую игрушку , далее говорит что клиент прячет оружие. Далее немая сцена они проверяют ствол и далее вся команда с кислыми и противными рожами уходят из квартиры с данной игрушкой и забывают про моего друга и говорят что он сволочь ;))

  13. Милан

    А роль прокуратуры в чём заключается?

© 2018 wtf-magazine.com